Что это такое, зачем он нужен и как с ним работать вендору?

Портал исполнения контрактов ПИК ЕАСУЗ — это информационная система предназначенная для оперативного электронного документооборота между заказчиками и поставщиками Москвы и Московской области.

В статье мы рассмотрим, что такое ПИК ЕАСУЗ и принципы его работы, а также дадим полезную для поставщиков информацию: как искать и исполнять контракты на портале, как загружать документы на сервер и порядок формирования документации для отправки заказчику.

ПИК ЕАСУЗ – информационная система, обеспечивающая быструю и эффективную работу между поставщиками и заказчиками Москвы и Московской области. Цель портала – электронный документооборот и контроль заключенных  между сторонами соглашений.

Как начать работу в ПИК ЕАСУЗ

Для получения доступа к порталу исполнения контрактов, нужно:

Незарегистрированный пользователь может изучить вкладки и ему доступен частичный функционал. Для полноценной работы нужно пройти регистрацию, а вот в ЭДО и ПИК ЕАСУЗ возможно зайти только после обязательной регистрации. Для заказчиков и поставщиков доступен вход в ПИК ЕАСУЗ по нескольким направлениям:

• АРИП (подсистема автоматизированной реализации имущественных прав);
• ПИК (Портал исполнения контрактов);
• Единый портал торгов;
• электронный магазин;
• 223-ФЗ;
• 44-ФЗ.

Электронная подпись

ЭЦП имеет полную юридическую силу и является полноценной заменой «бумажной» подписи. Получение усиленной квалифицированной электронной подписи обязательно для ПИК ЕАСУЗ по ГОСТ, поэтому пользователи без ЭЦП не могут провести ни одну закупку.

Прописывание документов в ПИК ЕАСУЗ ничем не отличается от верификации в других программах:

• Зарегистрировать в системе всех исполнителей с правом подписи.
• Активировать учетную запись в трехдневный период после получения уведомления о регистрации.
• Добавить учетную запись в данные аккредитованной организации.
• Выбирать нужный файл и действие «Подписать».
• Согласиться с условиями или вернуться и внести исправления.

Сервис сформирует пакет данных и направляет оператору электронного документооборота для подписания.

Регистрация в системе ЭДО ПИК ЕАСУЗ

Регистрация проходит в два этапа:

• Регистрация физлица с правом подписи. Заполните форму и войдите в личный кабинет.
• Регистрация организации. Из личного кабинета пользователя создайте учетную запись организации («Организации» — «Добавить организацию»). Часть полей заполнится автоматически из сертификата электронной подписи.

Регистрация на ПИК ЕАСУЗ

Зарегистрировавшись в ЭДО ПИК ЕАСУЗ можно переходить к регистрации на портале:

https://youtube.com/watch?v=DKUrcmkTkVk%3Ffeature%3Doembed

Как работает ПИК ЕАСУЗ?

Портал исполнения контрактов единой автоматизированной системы управления закупками (ПИК ЕАСУЗ) по Москве и Московской области начал функционировать с 2018 г. Адрес сервиса в интернете — http://easuz.mosreg.ru/.

Здесь обе стороны закупочной деятельности могут найти интересующий их контракт  и проверить ход его выполнения, а также познакомиться с плановой документацией. Работа в ПИК постепенно отодвигает на второй план устаревающий «бумажный» вид сотрудничества и производит электронный документооборот между заказчиками и поставщиками. Все этапы происходят в режиме онлайн, кодируются с помощью криптозащиты и направляются контрагенту по сети. Отпадает необходимость копирования договоров и исполнительных документов на бумаге. Составленные в ПИК и подписанные электронной подписью, они имеют такую же юридическую силу.

На платформе организаторы торгов подготавливают проект контракта, согласовывают его с поставщиком и контролируют в ходе исполнения обязательств. Работать в системе могут заказчики  государственного и муниципального уровней.

Хоть сведения и формируются на платформе ЕАСУЗ, но работа ведется на сервисе оператора электронного документооборота ФТ-Крипто, или Финтендер. Документы отправляются сюда, затем подписываются электронной подписью и направляются контрагенту.

Исполнение контракта на портале ЕАСУЗ

Чтобы приступить непосредственно к исполнению обязательств в ПИК, перейдите в раздел «Исполнение обязательств». Алгоритм действий будет следующим:

• Выберите необходимое обязательство.
• Прикрепите документы отчетности.
• Подпишите регистры и направьте на подпись заказчику.
• Заказчик рассматривает документы и принимает решение об их подписании или возврате. Если условия не устраивают заказчика, то он направляет исполнителю мотивированный отказ.
• Если условия удовлетворены, а документы подписаны, то система присваивает обязательству статус «Исполнено».

Подтверждением исполнения условий контракта являются исполнительные документы. Они подтверждают исполнение или отказ от исполнения и отражение фактического количества выполненных требований.

Для формирования исполнительного документа, пользователь должен выбрать «Карточку документа исполнения». Исполнительная документация создается как:

• структурированные — которые загружаются в формате xml и фиксируются в определенных полях (ТОРГ-12, акт сдачи-приемки);
• неструктурированные — текстовые файлы, рисунки, таблицы в классических форматах;
• частично структурированные — неструктурированные документы сдачи-приемки, для которых доступен раздел фактических объемов «Сведения о ТРУ».

Как заказчику работать в ПИК ЕАСУЗ

В электронной карточке контракта (ЭКК), создаваемой заказчиком, прописываются все условия договора. По итогу выполнения поставщиком обязательств прописанные в договоре заказчик проверяет отчетные документы и заверяет их электронной подписью. Оплачивает контракт, вносит данные об оплате в ПИК.

Для чего нужен ПИК ЕАСУЗ

Главной целью портала ЕАСУЗ является автоматизация и упрощение работы пользователей, это достигается благодаря введению электронного документооборота по государственным и муниципальным заказам для поставщиков и заказчиков, работающих в Москве и Московской области.

При помощи ЕАСУЗ любая из двух сторон закупочной деятельности может найти интересующий их контракт и проверить ход его выполнения, а также познакомиться с плановой документацией.

Все проходит в режиме онлайн, шифруются с помощью криптозащиты и направляется контрагенту по сети. Необходимость в копировании договоров и исполнительных документов на бумаге, исчезает. Составленные и подписанные электронной подписью документы в ПИК, имеют такую же юридическую силу.

В системе организаторы торгов подготавливают проект контракта, согласовывают его с поставщиком и контролируют в ходе исполнения обязательств. Работать в системе могут заказчики государственного и муниципального уровней.

Поиск контрактов в ПИК

Для работы в системе личный кабинет предлагает пользователю следующие разделы:

• исполнение контрактов (контракты, исполнение обязательств, платежи);
• документация;
• статистика;
• моя организация (сведения об организации, пользователи, роли).

Разделы «Документы» и «Статистика» находятся в стадии разработки.

Руководство по разделу «Контракты»:

• по номеру позиции плана-графика в ЕИС или ЕАСУЗ;
• по наименованию заказчика;
• по названию исполнителя;
• по номеру закупки;
• по закупаемому объекту;
• по статусу соглашения;
• по году планирования.

После выбора необходимого критерия нажмите «Искать». Появится таблица с контрактами.

В разделе «Исполнение обязательств» находится перечень обязательств для заказчика и исполнителя по всем контрактам с указанием срока исполнения и подтверждающей документацией.

Контроль исполнения обязательств упрощается благодаря системе индицирования. ПИК предлагает такие индикаторы:

• без цвета — исполнение еще не началось;
• красный — срок исполнения завершен, требуется подготовить исполнительные документы;
• оранжевый — исполнение подходит к концу (осталось менее трех дней);
• желтый — срок исполнения нарушен;
• зеленый — обязательства исполнены в срок.

В разделе «Документы» находятся все сформированные, загруженные, подписанные и находящиеся на исполнении регистры по соглашениям.

Как поставщику работать в ПИК ЕАСУЗ

Поставщик может сформировывать и подписывать в ПИК документы, подтверждающие исполнение обязательств по контракту.

Список заключенных контрактов находится в разделе «Контракты и договоры». Если нужно найти конкретный контракт, можете задать поисковый запрос с помощью фильтров.

Чтобы подтвердить в ПИК исполнение обязательства:

• Выберите нужное обязательство.
• Сформируйте по нему отчетный документ. Для того перейдите из карточки обязательства в «Карточку документа исполнения».
• Подпишите документы, после чего система автоматически отправит их на подпись заказчику.

Когда заказчик подпишет документы исполнения, система закроет обязательство.

Как вам статья?

Закажите бесплатную консультацию у нашего ведущего эксперта

Создание карточки контракта

ЭКК создается в 3 этапа:

• Откройте в разделе «Карточки контрактов» нужную позицию плана-графика закупок.
• На вкладке «Подготовка извещения» нажмите кнопку «Сведения об условиях». Откроется редактор ЭКК.
• В карточке введите информацию об условиях контракта, возможности их изменения, список документов исполнения, требования по начислению штрафов и пеней.

После заключения контракта внесите в ЭКК фактические данные о поставщике и цене контракта.

Работа с контрактом

Проверьте документы поставщика. Если отправленные им документы в порядке, можете подписать их, если вас что-то не устроило отправьте мотивированный отказ.

В случаях, когда поставщик задерживает выполнение обязательств или нарушают условия договора, создавайте требование об уплате неустойки. Система сама рассчитает размер штрафа или пеней.

После исполнения поставщиком всех обязательств по контракту, оплатите его. Сформируйте отчет об оплате и прикрепите к нему выписку из банка. Когда поставщик подпишет отчет, система закроет контракт.

Как поставщику загрузить документы в ПИК?

Чтобы прикрепить требуемые сведения, следуйте правилам загрузки, которые находятся в «Карточке документа»:

• Перейдите в раздел «Добавление файла».
• Нажмите «Выбрать файл».
• Выберите интересующий файл из перечисленных и кликните кнопку «Открыть».

После успешной загрузки в строке «Наименование файла» отразится название загруженного документа.

Все прикрепленные файлы подписываются ЭЦП. Инструкция по удалению документа из ПИК ЕАСУЗ такова:

• Нажать на загруженный документ правой кнопкой мыши.
• Выбрать действие «Удалить».
• Подтвердить удаление.

Регистрация поставщика

Первым шагом для начала работы на портале является регистрация для поставщиков в ПИК ЕАСУЗ. Перед запуском системы у пользователя уже должна быть полученная ЭЦП и настроено рабочее место.

Регистрация в ПИК ЕАСУЗ похожа на регистрацию в ЕИС:

• Определить ответственного пользователя или нескольких пользователей.
• Пройти процедуру аккредитации по всем пользователям в Финтендере (операторе ЭДО).
• Ввести пользователей в систему.
• Зарегистрировать пользователей с правом подписи.

Появится регистрационное поле:

Заполните строки, придумайте пароль, подтвердите, что не являетесь роботом и нажмите «Зарегистрировать». Следующим этапом будет авторизация в личном кабинете оператора ЭДО.

Чтобы полноценно пользоваться возможностями системы, следующим шагом нужно аккредитовать организацию, либо, если она есть у оператора ЭДО, то уполномоченному лицу нужно подать анкету на добавление организации.

Заполнить регистрационное поле на организацию не получится без действующей ЭЦП. Если ваша подпись актуальна, то нажмите «Зарегистрировать организацию» и заполните все требуемые разделы.

Большая часть информации заполняется в автоматическом режиме после нажатия «Заполнить из сертификата». Чтобы система работала без ошибок, установите метку «Сервисы FT. Обмен документами». Перед верификацией подтвердите пользовательское соглашение, а затем подпишите и отправьте регистрационный шаблон.

После успешной аккредитации всех пользователей и организаций у оператора ЭДО  начинается регистрация в ПИК ЕАСУЗ. Разберем этапы этой процедуры.

• Направьте письмо на имя главы Комитета по конкурентной политике Московской области. В тексте перечисляются все пользователи, реквизиты учреждения и контактная информация.
• Пользователь и организация уже аккредитованы. Перейдите к команде «К регистрации». В появившемся окне укажите роль «Исполнитель» и заполните все разделы.

Чтобы учетная запись осталась действительной и не была удалена системой, нужно подтвердить полномочия организации и само действие регистрации и подписать регистрационные данные у оператора ЭДО в течение суток.

• После регистрации и подтверждения пройдите аккредитацию в ПИК. Откройте личный кабинет пользователя и зайдите в раздел «Сведения об организации».
• В появившемся меню нажмите «Подписать заявку».

Для корректной работы портала перезапустите личный кабинет.

Информация, которую необходимо заполнять при составлении документов для отправки заказчику на портале ЕАСУЗ

• Дата, номер документа.
• Дата передачи товара/оказания услуг в накладных и актах (обычно формируется день в день, дата передачи не может быть позже даты составления документа).
• «Галочка» под датой передачи товара/оказания услуги (если не стоит, значит, исполнение обязательств поэтапное, поставки и услуги еще будут и документ не последний, если стоит – поставок и услуг больше не подразумевается).
• Данные о товарах/услугах – указать фактическое количество и сопоставить сумму общую и по позициям с вашими документами из 1С.
• Сроки исполнения.
• Сумма.
• Сведения об уполномоченном сотруднике, передавшем товар (должность, ФИО, организация).
• Информация о составителе (для предприятия – наименование и устав, для ИП – ФИО, ИНН, ОГРН).
• Добавить и сохранить данные подписанта (на кого оформлена ЭЦП).

ЭЦП для работы на платформе

ПИК является автоматизированной системой, поэтому работа ведется исключительно с использованием электронной подписи. Для подписи передаваемых документов нужна только усиленная квалифицированная ЭЦП. И заказчикам, и поставщикам необходимо получить новую ЭЦП, потому что подпись, полученная в Казначействе для работы в ЕИС и ЭТП, не подойдет. Подпись из Казначейства оформляется на определенное физическое лицо с привязкой к его ИНН, а ЭЦП для платформы ЕАСУЗ формируется на исполнителя с ИНН юридического лица. Получать такую ЭЦП требуется только в авторизованных удостоверяющих центрах.

Руководство по подписыванию документов такое же, как и в других программах:

• Зарегистрировать в портале всех уполномоченных лиц.
• Активировать учетную запись в течение 3-х дней после получения уведомления о регистрации.
• Добавить учетную запись в данные аккредитованной организации.
• Выбрать необходимый файл и действие «Подписать».

Система создаст пакет данных для подписи и отправит оператору электронного документооборота для подписания.

Заключение

Практика показала, что заказчики Москвы и Московской области успешно пользуются функционалом ПИК ЕАСУЗ. Общение между сторонами происходит в электронном виде. Несмотря на это остались заказчики, которые просят исполнителей направлять сканированные копии документов, хотя делать это необязательно. Все документы подписываются специальной ЭЦП и имеют такую же юридическую силу, как и бумажные документы с живой подписью.

Несомненным преимуществом сервиса является то, что он сам напоминает, когда подходят те или иные сроки. И заказчики, и поставщики контролируют все этапы исполнения своих контрактов.

Развиваю вместе с топовыми экспертами soft и hard skills специалистов в тендерном клубе

Я искренне вам завидую! Когда в 2002 году я только начинал заниматься госзакупками, подобных ресурсов в интернете не было. А также не было курсов и обучающих программ. Всю информацию приходилось собирать по крупицам и набивать шишки на собственном опыте. Сейчас же информации по госзакупкам в открытом доступе хоть отбавляй. Как говорится, бери и внедряй. Но многие просто не могут заставить себя этого сделать. Не хватает времени, дисциплины а также мотивации. Если вы давно мечтали освоить эту тему, а также начать зарабатывать на тендерах, то я приглашаю вас на наш бесплатный 5-ти дневный марафон «Специалист по тендерам». На нем мы перейдем от пустых мечтаний к реальным действиям. Готовы? Тогда переходите по ссылке ниже и занимайте себе место.