Подпись приемо-сдаточных документов в eis eas при оформлении договоров через advanced easus и электронное подтверждение получения в 2022 году

Портал исполнения контрактов ПИК ЕАСУЗ используют для электронного документооборота между заказчиками и поставщиками Москвы и Московской области. Система обеспечивает оперативный и эффективный закупочный процесс.

Цели ПИК

Любая электронная система предназначена для автоматизации и упрощения работы пользователей. Портал ЕАСУЗ создан с аналогичной целью — для ведения электронного документооборота по государственным и муниципальным заказам для заказчиков и поставщиков, работающих в Москве и Московской области.

Портал функционирует с 2018 года. Суть работы системы проста: поставщики и заказчики отслеживают заявки и предложения друг друга, заключают контракты и проводят их исполнение (каждый этап исполнения) онлайн. Все документы формируются, направляются и подписываются сторонами исключительно в электронном формате. Уникальная система ПИК — это не только площадка для проведения закупок, но и сервис, позволяющий полностью проконтролировать исполнение каждого соглашения через инструменты электронного документооборота.

Следите за изменениями по закупкам с помощью КонсультантПлюс!

Настройте индивидуальный профиль и получайте сообщения о новостях и поправках сразу, как они появляются в системе. А пояснения экспертов и сравнение редакций НПА помогут понять запутанные формулировки и разобраться в новых правилах. Попробуйте бесплатно!

Получить бесплатный доступ в КонсультантПлюс на 2 дня

Если вы заключили контракт в ЕАСУЗ, то нет необходимости готовить бумажные документы: весь документооборот на ПИК происходит онлайн. Процедура взаимодействия не особо отличается от обычного процесса заключения соглашения. Заказчики государственного и муниципального уровней разрабатывают проект контракта и направляют его поставщикам на согласование. Соглашаясь с предложенными условиями, исполнитель подписывает договор. Все дальнейшие действия (поставка, сдача-приемка, подписание актов) проходят в ПИК ЕАСУЗ. Портал — это аккумулятор ключевой информации о сторонах и закупках. Все действия заказчики и поставщики осуществляют на смежной платформе — у операторов электронного документооборота ФТ-Крипто, Финтендер.

Электронное актирование — это обмен электронными документами между госзаказчиками и поставщиками на этапе исполнения контракта. Раньше в день поставки товаров, работ, услуг (ТРУ) бумажные документы передавали из рук в руки. С января 2022 процесс приемки стал электронным.

Сейчас участник при поставке ТРУ формирует в единой информационной системе (ЕИС) первичный документ о приемке. Заказчик проверяет продукцию, подтверждает приемку и платит поставщику по контракту. На практике такое подтверждение оформляют закрывающими документами — электронным актом (документом о приемке) и счетом-фактурой.

С 2022 применять электронное актирование должны все участники, которые заключили контракты по результатам электронных процедур, в том числе закрытых. Исключение — закрытые закупки силовых структур, перечень которых устанавливает Правительство (п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ). Также электронную приемку не проводят в закупках малого объема — о них мы писали в  статье «Как работать на портале ЕАИСТ 2.0 ».

Заказчик в проекте контракта обязан указать на электронный порядок приемки (п. 1 ч. 13 ст. 34 44-ФЗ). Поставщик при этом не может отказаться от такого способа обмена документами.

Заказчики вправе применять электронную приемку и в закупках, опубликованных в ЕИС до 1 января 2022. Также такое право распространяется на контракты с единственным поставщиком, сведения о которых заносят в реестр контрактов, и на закрытые закупки в сфере обороны государства по п. 5 ч. 11 ст. 24 44-ФЗ (распоряжение Правительства № 3095 от 30 октября 2021).

Готовимся к приемке

Открыть доступ к электронному актированию в ЕИС можно только на этапе исполнения контракта — это делает заказчик. После того как заказчик откроет доступ, поставщик может формировать документы о приемке — на практике это обычно происходит параллельно с поставкой.

Перед оформлением документов проверьте настройки доступа (раздел «Администрирование»): должны быть активированы права на просмотр договоров и создание документов о приемке и при необходимости — доверенность на подписание актов.

Заполняем документ о приемке

Подробные инструкции по электронному актированию есть в роликах ЕИС. Кратко опишем основные процессы.

• В личном кабинете ЕИС найдите нужный контракт в разделе «Исполнение контрактов». В карточке контракта выберите документ о приемке (электронный акт). При необходимости можно загрузить документы из внешних систем — файлы должны быть в формате xml.
• Частично документ будет уже заполнен. Добавьте недостающие сведения о компании, поставленных ТРУ и факте их передачи.
  Документ о приемке содержит:

  идентификационный код закупки (ИКЗ);название и местонахождение заказчика;наименование объекта закупки;реквизиты поставщика;наименование ТРУ и место их поставки;указание страны происхождения товара;количество поставленного товара, объем выполненных работ и оказанных услуг;стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара;другую информацию, которая не противоречит единой форме.К электронному акту можно приложить документы, которые считаются его неотъемлемой частью. Если информация в таких документах не совпадет со сведениями в акте, то приоритет будет у электронного акта.

• идентификационный код закупки (ИКЗ);
• название и местонахождение заказчика;
• наименование объекта закупки;
• реквизиты поставщика;
• наименование ТРУ и место их поставки;
• указание страны происхождения товара;
• количество поставленного товара, объем выполненных работ и оказанных услуг;
• стоимость исполненных обязательств с указанием цены за единицу товара;
• другую информацию, которая не противоречит единой форме.
• Подпишите документ квалифицированной электронной подписью (КЭП) — система автоматически отправит его заказчику в течение часа. Временем поступления документа заказчику будет дата его размещения в ЕИС с учетом часовой зоны заказчика.

Ждем ответа заказчика и реагируем

Заказчик должен проверить поставленные ТРУ и ответить в сроки, которые прописаны в контракте, но не позднее 20 рабочих дней, следующих за днем поступления документа о приемке. Заказчик может:

Процедура актирования новая и не все нюансы еще отработаны. Различные ведомства выступили с разъяснениями неоднозначных моментов. Выделим основные.

Единые правила оформления

Минфин в  письме № 24-03-05/396 от 11 января 2022 пояснил, что оформлять первичные учетные документы и счета-фактуры следует по единым правилам: стоимостные показатели округляют до второго десятичного знака после запятой.

Возможность подписывать несколько актов на одном этапе

Такая позиция указана в  Письме Казначейства № 14-00-05/2543 от 08 февраля 2022. По мнению Казначейства, в отдельных случаях можно формировать и подписывать несколько документов о приемке на одном этапе исполнения контракта. Например, в закупках по заявкам заказчика или в тендерах, где количество или объем поставляемых ТРУ невозможно определить (ч. 24 ст. 22 44-ФЗ). Техническая возможность для этого есть.

Формы актов в отдельных сферах деятельности

В строительстве, как правило, принимают большое количество различных работ и конструктивных элементов — это могут быть сотни и даже тысячи позиций. Заполнять электронную форму вручную очень долго и неудобно.

Чтобы облегчить процесс электронного актирования в сфере строительства, в ЕИС разместили сервис по взаимодействию с внешними бухгалтерскими и сметными системами (письмо Казначейства № 07-04-05/14-21918 от 13 сентября 2021). Он обрабатывает сметы из других программ и переводит их в ЕИС — для дальнейшего подписания и передачи заказчику. Форматы, схемы и порядок функционирования сервиса, а также технические особенности можно найти в  ЕИС.

Также Минтранс и Минстрой рекомендовали формы актов для работ по строительству автодорог (письмо Минтранса № от 27 декабря 2021) и  объектов капстроительства (письмо Минстроя № 58202-СМ/09 от 30 декабря 2021).

Преимущества электронной приемки очевидны:

• меньше бумажного документооборота;
• поставщики быстрее получают оплату по контракту;
• риск потери важных документов сводится к минимуму;
• проще готовить отчетность: документы из ЕИС используют для бухучета и налоговой.

Из недостатков электронного актирования можно выделить такие:

• нельзя использовать типовые условия контрактов;
• сложно редактировать ошибки в первичных документах;
• нужно приобретать электронную подпись и настраивать доступ для всех ответственных за приемку.

Упростит ли электронная приемка взаимодействие заказчиков и поставщиков и как будут совершенствовать процедуру, покажет дальнейшая практика.

Ответим на вопросы

Эксперты ответят на ваши вопросы по теме статьи в первые сутки после публикации. Потом отвечают только участники закупок, а вопрос экспертам можно задать в специальной рубрике.

Задать вопрос эксперту

Как работать в ПИК заказчику

Заказчики получают специальную ЭЦП, регистрируются в системе и начинают вести электронный документооборот. Вот какие функции доступны пользователям-заказчикам:

• ведение карточки контрактов;
• исполнение соглашений;
• статистика (отчетность, электронные графики, ведение заключенных контрактов);
• уведомления;
• сведения об организации и о пользовательской учетной записи.

Заказчики формируют два типа карточек: для публикации заказа и для заключения соглашения. Карточка контракта в ЕАСУЗ по 44-ФЗ создается по инструкции.

Шаг 1. Заходим в личный кабинет и выбираем блок «Карточка контракта». Чтобы опубликовать закупку, необходимо учитывать все нормы и правила, предусмотренные 44-ФЗ. Находим в актуальном плане-графике позицию, по которой проводится закупка. Создаем извещение.

Большая часть информации подгружается из позиции плана-графика. Добавляем в извещение специфические условия и недостающие сведения. Возможна детализация объектов закупки.

Шаг 2. Готовим карточку к публикации. Этот шаг подразумевает создание условий соглашения. Требования формируются на основании позиции плана-графика.

Шаг 3. Заполняем раздел «Объекты закупки».

Шаг 4. Формируем сведения для раздела «Обязательства».

Шаг 5. Добавляем необходимые документы.

Шаг 6. Заполняем блок сведений о порядке оплаты по контракту.

Шаг 7. Вносим обязательство по оплате.

Шаг 8. Указываем информацию о штрафах и пенях.

Шаг 9. Прикрепляем все необходимые документы.

Всё, карточка готова к публикации. Теперь переходим к исполнению контракта. Схема исполнения аналогична работе поставщика. В обязательствах по соглашению загружаются исполнительные документы, заказчик согласовывает и подписывает их, направляет исполнителю. Вот пошаговая инструкция исполнения обязательств:

Шаг 1. Заходим в карточку соглашения, выбираем действие «Исполнение обязательств». Вносим всю необходимую информацию.

Шаг 2. Проверяем и подписываем исполнительные документы.

Шаг 3. Готовим карточку исполнительного документа. Документы бывают структурированными (акты, счета-фактуры, ТОРГ-12), неструктурированными (любые типы файлов и картинок) и частично структурированными (неструктурированные документы приемки). Структурированная карточка выглядит так:

После того как заказчик и поставщик подпишут все документы, контракт автоматически получит статус «Исполнен».

Об авторе этой статьи

Бухгалтер, эксперт проекта

Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.

Другие публикации автора

Без ЭЦП невозможно провести ни одну закупку. Пользователи организаций-заказчиков и поставщиков обязаны получать усиленную квалифицированную электронную подпись для ПИК ЕАСУЗ по новым правилам: руководитель — в ФНС, сотрудники — в аккредитованных удостоверяющих центрах. Непрерывный электронный документооборот в ПИК осуществляется только при наличии актуальной электронной подписи. Документы, подписанные ЭЦП, имеют полную юридическую силу и являются полноценной заменой подписанных бумажных экземпляров.

Для работы в системе ЕCУЗ надлежит получать абсолютно новую электронную подпись. Та подпись, которую выдает Федеральное казначейство для работы в Единой информационной системе закупок, не подходит, — она формируется для физического лица и привязывается к его ИНН. Здесь же необходима пользовательская подпись с привязкой к организации и ее налоговому идентификатору. Средняя цена на ЭЦП для ПИК ЕАСУЗ — 2000 рублей. С 2022 года руководителям организаций выдают электронную подпись бесплатно — в любой налоговой инспекции.

Как зарегистрироваться поставщику

Работу на портале ведут только зарегистрированные пользователи. Знакомство с системой проходит и без регистрации (изучение вкладок и частичного функционала), а вот ЭДО в ПИК ЕАСУЗ возможен только после обязательной регистрации. Для заказчиков и поставщиков доступен вход в ПИК ЕАСУЗ по нескольким направлениям:

• 44-ФЗ;
• 223-ФЗ;
• электронный магазин;
• АРИП (подсистема автоматизированной реализации имущественных прав);
• ПИК (портал исполнения контрактов);
• аналитический портал.

Алгоритм для регистрации пользователей таков:

1. Получаем ЭЦП.

2. Настраиваем рабочее место. Приводим все параметры персонального компьютера к следующим значениям:

После получения подписи и настройки рабочего места начинаем авторизацию. Электронная регистрация на ПИК ЕАСУЗ для поставщиков начинается с отправки официального письма в Комитет по конкурентной политике Московской области. В письме укажите наименование организации, ее реквизиты, ФИО и контактные данные всех будущих пользователей.

Теперь пошагово разберем сам процесс регистрации. Схема такова: сначала авторизуемся на сайте оператора ЭДО, затем на портале исполнения контрактов.

Шаг 1. На официальном сайте находим кнопку ПИК. Переходим в раздел.

Шаг 2. Система автоматически перенаправит пользователя на сайт оператора ЭДО. Проходим аккредитацию на этом ресурсе.

Шаг 3. Регистрируем всех пользователей и саму организацию.

Шаг 4. Регистрируем пользователей. Для этого переходим на сайт Финтендера. Откроется регистрационная форма.

Шаг 5. Теперь регистрируем организацию.

Заходим в личный кабинет, выбираем раздел «Организации». Нажимаем «Добавить организацию».

Заполняем все необходимые поля. Часть информации автоматически заполняется из сертификата.

Всё, организация аккредитована в Финтендере.

Шаг 6. Регистрируемся на портале исполнения контрактов: переходим на официальный сайт, нажимаем кнопку «Регистрация».

Заполняем и отправляем регистрационную форму.

В инструкции пользователя указано, что писать в наименовании экономического субъекта в ПИК — название в соответствии с уставом или регистрационными документами (ИП, ООО). Обязательно установите галочку в пункте «Подтверждаю достаточный объем полномочий на совершение юридических и фактических действий, связанных с регистрацией на портале исполнения контрактов, в том числе права подписать подтверждение регистрации в ПИК». Регистрационные процедуры завершены. В ПИК ЕАСУЗ создается профиль организации и первого пользователя.

Шаг 7. Проводим аккредитацию организации. Делается это во временном личном кабинете первого пользователя в разделе «Сведения об организации».

Как работать поставщику в ПИК

Вся работа ведется после регистрации в личном кабинете. Для поставщиков активно несколько разделов:

• исполнение контрактов и информация о ходе исполнения соглашений;
• документы;
• статистика;
• организация;
• пользователи и их роли.

Исполнители ищут контракты в системе и направляют предложения заказчикам. Вот пошаговая инструкция, как работать в ПИК ЕАСУЗ поставщику:

Шаг 1. Ищем контракты.

Информация о заключенных контрактах обновляется ежедневно. Чтобы найти контракт, перейдите в раздел соглашений и запустите поиск. Программа ищет по нескольким позициям: наименованию заказчика, году планирования, позиции в плане, номеру или предмету контракта и др.

Как только система завершит поиск, отобразятся все найденные соглашения по указанным поисковым параметрам.

Аналогичным образом ищем и обязательства. Для контроля за исполнением обязательств предусмотрен отдельный раздел.

Обратите внимание на индикатор исполнения обязательств. Цвета обозначают стадию реализации конкретного соглашения:

• без цвета — исполнение не началось;
• красный — завершено, отсчитывается срок для формирования документации;
• оранжевый — исполнение завершается через 3 дня;
• желтый — сроки нарушены;
• зеленый — исполнение завершено вовремя.

Шаг 2. Переходим к исполнению обязательства.

Перейдите в раздел «Исполнение обязательств» и выберите необходимое обязательство.

Прикрепите подтверждающий документ и направьте его заказчику. Для пользователей доступен конструктор актов на ПИК: воспользуйтесь специальным функционалом системы для отправки документации по контракту.

Получите от заказчика подписанную документацию.

Когда обе стороны подпишут все документы, обязательству автоматически присвоится статус исполненного.

Все операции с соглашениями регистрируются через специальную карточку документа исполнения. Есть три типа исполнительных карточек:

• структурированные — готовятся в формате XML (накладные ТОРГ-12, передаточные акты);
• неструктурированные — неотформатированные тексты, эскизы, рисунки и таблицы;
• частично структурированные — промежуточный тип приемочной документации, для которой указываются фактические объемы в разделе «Сведения о товарах, работах, услугах».

Вот как выглядит карточка неструктурированного документа.

Шаг 3. Загружаем документы.

Подписанные документы подтверждают исполнение соглашения. Автоматизированная программа ПИК подразумевает электронный документооборот: сопроводительная документация формируется, верифицируется и визируется непосредственно в системе ЕАСУЗ.

Функционал поиска аналогичен: задаете необходимое значение и запускаете операцию.

Загрузка документов ничем не отличается от загрузки сопроводительных регистров в ЕИС. В карточке документа переходим в раздел «Добавление файла». Находим действие «Выберите файл», подгружаем надлежащий бланк, прикрепляем его и сохраняем электронную форму.

Как зарегистрироваться заказчику

На портале вправе работать только зарегистрированные пользователи. Это касается как поставщиков, так и заказчиков. Первичная авторизация и регистрация в ПИК ЕАСУЗ для заказчика точно такая же, как и для исполнителя. Сначала регистрируется пользователь, после чего он авторизует свою организацию на Финтендере. Следующий шаг — регистрация организации и всех ее пользователей в ПИК.

Не забудьте подготовить специальную регистрационную анкету. Анкеты отличаются для государственных и муниципальных заказчиков и для тех организаций, которые используют 223-ФЗ.

Для всех пользователей действует техподдержка ПИК ЕАСУЗ — отдельный портал, в котором поставщики и заказчики находят ответы на часто задаваемые вопросы и проверяют необходимые документы.

Вот видеоинструкция, как сформировать ТОРГ-12 в ПИК ЕАСУЗ.