Портал исполнения контрактов ПИК ЕАСУЗ используют для электронного документооборота между заказчиками и поставщиками Москвы и Московской области. Система обеспечивает оперативный и эффективный закупочный процесс.
После того как контракт был заключен, потребуется внести сведения о нем в Реестр контрактов в Единой информационной системе. Для этого необходимо заполнить все поля в этом реестре. Одним из таких полей, обязательных к заполнению, является поле о документе, выступающим в качестве основания для осуществления закупки. В указанном поле потребуется указать наименование этого документа и его реквизиты.
К числу основных документов, выступающих в качестве подтверждения основания заключения контракта, относятся:
- для конкурентных форм закупочных мероприятий, которые признаются состоявшимися – протоколы подведения итогов таких мероприятий и выбора исполнителя по контракту. Размещению подлежат реквизиты только последнего протокола, который определяет окончательного победителя закупки;
- для несостоявшихся конкурентных форм закупочных процедур в качестве документа-основания заключения контракта надо рассматривать решение или согласование контролирующего органа о возможности заключения контракта;
- если речь идет о закупке у единственного поставщика, то в качестве такого документа следует рассматривать обоснование закупки неконкурентным способом, которое готовится еще на стадии формирования закупочной документации и в последующем дает возможность заказчику провести именно неконкурентную закупку с конкретным исполнителем по государственному или муниципальному контракту.
Цели ПИК
Любая электронная система предназначена для автоматизации и упрощения работы пользователей. Портал ЕАСУЗ создан с аналогичной целью — для ведения электронного документооборота по государственным и муниципальным заказам для заказчиков и поставщиков, работающих в Москве и Московской области.
Портал функционирует с 2018 года. Суть работы системы проста: поставщики и заказчики отслеживают заявки и предложения друг друга, заключают контракты и проводят их исполнение (каждый этап исполнения) онлайн. Все документы формируются, направляются и подписываются сторонами исключительно в электронном формате. Уникальная система ПИК — это не только площадка для проведения закупок, но и сервис, позволяющий полностью проконтролировать исполнение каждого соглашения через инструменты электронного документооборота.
Следите за изменениями по закупкам с помощью КонсультантПлюс!
Настройте индивидуальный профиль и получайте сообщения о новостях и поправках сразу, как они появляются в системе. А пояснения экспертов и сравнение редакций НПА помогут понять запутанные формулировки и разобраться в новых правилах. Попробуйте бесплатно!
Получить бесплатный доступ в КонсультантПлюс на 2 дня
Если вы заключили контракт в ЕАСУЗ, то нет необходимости готовить бумажные документы: весь документооборот на ПИК происходит онлайн. Процедура взаимодействия не особо отличается от обычного процесса заключения соглашения. Заказчики государственного и муниципального уровней разрабатывают проект контракта и направляют его поставщикам на согласование. Соглашаясь с предложенными условиями, исполнитель подписывает договор. Все дальнейшие действия (поставка, сдача-приемка, подписание актов) проходят в ПИК ЕАСУЗ. Портал — это аккумулятор ключевой информации о сторонах и закупках. Все действия заказчики и поставщики осуществляют на смежной платформе — у операторов электронного документооборота ФТ-Крипто, Финтендер.
Как зарегистрироваться заказчику
На портале вправе работать только зарегистрированные пользователи. Это касается как поставщиков, так и заказчиков. Первичная авторизация и регистрация в ПИК ЕАСУЗ для заказчика точно такая же, как и для исполнителя. Сначала регистрируется пользователь, после чего он авторизует свою организацию на Финтендере. Следующий шаг — регистрация организации и всех ее пользователей в ПИК.
Не забудьте подготовить специальную регистрационную анкету. Анкеты отличаются для государственных и муниципальных заказчиков и для тех организаций, которые используют 223-ФЗ.
Для всех пользователей действует техподдержка ПИК ЕАСУЗ — отдельный портал, в котором поставщики и заказчики находят ответы на часто задаваемые вопросы и проверяют необходимые документы.
Вот видеоинструкция, как сформировать ТОРГ-12 в ПИК ЕАСУЗ.
Как зарегистрироваться поставщику
Работу на портале ведут только зарегистрированные пользователи. Знакомство с системой проходит и без регистрации (изучение вкладок и частичного функционала), а вот ЭДО в ПИК ЕАСУЗ возможен только после обязательной регистрации. Для заказчиков и поставщиков доступен вход в ПИК ЕАСУЗ по нескольким направлениям:
- 44-ФЗ;
- 223-ФЗ;
- электронный магазин;
- АРИП (подсистема автоматизированной реализации имущественных прав);
- ПИК (портал исполнения контрактов);
- аналитический портал.
Алгоритм для регистрации пользователей таков:
1. Получаем ЭЦП.
2. Настраиваем рабочее место. Приводим все параметры персонального компьютера к следующим значениям:
После получения подписи и настройки рабочего места начинаем авторизацию. Электронная регистрация на ПИК ЕАСУЗ для поставщиков начинается с отправки официального письма в Комитет по конкурентной политике Московской области. В письме укажите наименование организации, ее реквизиты, ФИО и контактные данные всех будущих пользователей.
Теперь пошагово разберем сам процесс регистрации. Схема такова: сначала авторизуемся на сайте оператора ЭДО, затем на портале исполнения контрактов.
Шаг 1. На официальном сайте находим кнопку ПИК. Переходим в раздел.
Шаг 2. Система автоматически перенаправит пользователя на сайт оператора ЭДО. Проходим аккредитацию на этом ресурсе.
Шаг 3. Регистрируем всех пользователей и саму организацию.
Шаг 4. Регистрируем пользователей. Для этого переходим на сайт Финтендера. Откроется регистрационная форма.
Шаг 5. Теперь регистрируем организацию.
Заходим в личный кабинет, выбираем раздел «Организации». Нажимаем «Добавить организацию».
Заполняем все необходимые поля. Часть информации автоматически заполняется из сертификата.
Всё, организация аккредитована в Финтендере.
Шаг 6. Регистрируемся на портале исполнения контрактов: переходим на официальный сайт, нажимаем кнопку «Регистрация».
Заполняем и отправляем регистрационную форму.
В инструкции пользователя указано, что писать в наименовании экономического субъекта в ПИК — название в соответствии с уставом или регистрационными документами (ИП, ООО). Обязательно установите галочку в пункте «Подтверждаю достаточный объем полномочий на совершение юридических и фактических действий, связанных с регистрацией на портале исполнения контрактов, в том числе права подписать подтверждение регистрации в ПИК». Регистрационные процедуры завершены. В ПИК ЕАСУЗ создается профиль организации и первого пользователя.
Шаг 7. Проводим аккредитацию организации. Делается это во временном личном кабинете первого пользователя в разделе «Сведения об организации».
Как работать поставщику в ПИК
Вся работа ведется после регистрации в личном кабинете. Для поставщиков активно несколько разделов:
- исполнение контрактов и информация о ходе исполнения соглашений;
- документы;
- статистика;
- организация;
- пользователи и их роли.
Исполнители ищут контракты в системе и направляют предложения заказчикам. Вот пошаговая инструкция, как работать в ПИК ЕАСУЗ поставщику:
Шаг 1. Ищем контракты.
Информация о заключенных контрактах обновляется ежедневно. Чтобы найти контракт, перейдите в раздел соглашений и запустите поиск. Программа ищет по нескольким позициям: наименованию заказчика, году планирования, позиции в плане, номеру или предмету контракта и др.
Как только система завершит поиск, отобразятся все найденные соглашения по указанным поисковым параметрам.
Аналогичным образом ищем и обязательства. Для контроля за исполнением обязательств предусмотрен отдельный раздел.
Обратите внимание на индикатор исполнения обязательств. Цвета обозначают стадию реализации конкретного соглашения:
- без цвета — исполнение не началось;
- красный — завершено, отсчитывается срок для формирования документации;
- оранжевый — исполнение завершается через 3 дня;
- желтый — сроки нарушены;
- зеленый — исполнение завершено вовремя.
Шаг 2. Переходим к исполнению обязательства.
Перейдите в раздел «Исполнение обязательств» и выберите необходимое обязательство.
Прикрепите подтверждающий документ и направьте его заказчику. Для пользователей доступен конструктор актов на ПИК: воспользуйтесь специальным функционалом системы для отправки документации по контракту.
Получите от заказчика подписанную документацию.
Когда обе стороны подпишут все документы, обязательству автоматически присвоится статус исполненного.
Все операции с соглашениями регистрируются через специальную карточку документа исполнения. Есть три типа исполнительных карточек:
- структурированные — готовятся в формате XML (накладные ТОРГ-12, передаточные акты);
- неструктурированные — неотформатированные тексты, эскизы, рисунки и таблицы;
- частично структурированные — промежуточный тип приемочной документации, для которой указываются фактические объемы в разделе «Сведения о товарах, работах, услугах».
Вот как выглядит карточка неструктурированного документа.
Шаг 3. Загружаем документы.
Подписанные документы подтверждают исполнение соглашения. Автоматизированная программа ПИК подразумевает электронный документооборот: сопроводительная документация формируется, верифицируется и визируется непосредственно в системе ЕАСУЗ.
Функционал поиска аналогичен: задаете необходимое значение и запускаете операцию.
Загрузка документов ничем не отличается от загрузки сопроводительных регистров в ЕИС. В карточке документа переходим в раздел «Добавление файла». Находим действие «Выберите файл», подгружаем надлежащий бланк, прикрепляем его и сохраняем электронную форму.
Как работать в ПИК заказчику
Заказчики получают специальную ЭЦП, регистрируются в системе и начинают вести электронный документооборот. Вот какие функции доступны пользователям-заказчикам:
- ведение карточки контрактов;
- исполнение соглашений;
- статистика (отчетность, электронные графики, ведение заключенных контрактов);
- уведомления;
- сведения об организации и о пользовательской учетной записи.
Заказчики формируют два типа карточек: для публикации заказа и для заключения соглашения. Карточка контракта в ЕАСУЗ по 44-ФЗ создается по инструкции.
Шаг 1. Заходим в личный кабинет и выбираем блок «Карточка контракта». Чтобы опубликовать закупку, необходимо учитывать все нормы и правила, предусмотренные 44-ФЗ. Находим в актуальном плане-графике позицию, по которой проводится закупка. Создаем извещение.
Большая часть информации подгружается из позиции плана-графика. Добавляем в извещение специфические условия и недостающие сведения. Возможна детализация объектов закупки.
Шаг 2. Готовим карточку к публикации. Этот шаг подразумевает создание условий соглашения. Требования формируются на основании позиции плана-графика.
Шаг 3. Заполняем раздел «Объекты закупки».
Шаг 4. Формируем сведения для раздела «Обязательства».
Шаг 5. Добавляем необходимые документы.
Шаг 6. Заполняем блок сведений о порядке оплаты по контракту.
Шаг 7. Вносим обязательство по оплате.
Шаг 8. Указываем информацию о штрафах и пенях.
Шаг 9. Прикрепляем все необходимые документы.
Всё, карточка готова к публикации. Теперь переходим к исполнению контракта. Схема исполнения аналогична работе поставщика. В обязательствах по соглашению загружаются исполнительные документы, заказчик согласовывает и подписывает их, направляет исполнителю. Вот пошаговая инструкция исполнения обязательств:
Шаг 1. Заходим в карточку соглашения, выбираем действие «Исполнение обязательств». Вносим всю необходимую информацию.
Шаг 2. Проверяем и подписываем исполнительные документы.
Шаг 3. Готовим карточку исполнительного документа. Документы бывают структурированными (акты, счета-фактуры, ТОРГ-12), неструктурированными (любые типы файлов и картинок) и частично структурированными (неструктурированные документы приемки). Структурированная карточка выглядит так:
После того как заказчик и поставщик подпишут все документы, контракт автоматически получит статус «Исполнен».
Об авторе этой статьи
Бухгалтер, эксперт проекта
Практикующий бухгалтер.
Работаю с начала учебы в ВУЗе. Есть опыт работы и в коммерции, и в бюджете. С 2006 по 2012 работала бухгалтером-кассиром и кадровиком. С 2012 по настоящее время — главный бухгалтер в бюджетном учреждении. Помимо прямой бухгалтерии занимаюсь закупочной и планово-экономической деятельностью. 4 года пишу тематические статьи для профильные изданий.
Другие публикации автора
Реквизиты документа, который выступает в качестве основания для подтверждения права на заключение контракта, должны быть внесены в Реестр контрактов в рамках отражения основания заключения именно этого контракта.
Внесение сведений о реквизитах контракта происходит в специальные графы, которые открываются в случае заполнения данных о контракте и его заключении. При этом следует знать, что не во всех случаях есть возможность указать реквизиты такого документа и прикрепить его.
Так, например, в некоторых случаях, приходится давать ссылку на нормативные акты федерального значения (в том числе если речь идет о Федеральном законе № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»).
Если Единая информационная система требует именно указания на федеральные нормативные акты, то в качестве прикрепляемого файла потребуется использовать документ в формате PDF или в формате текстового редактора с таким нормативным актом внутри. Если речь идет о конкретном номере статьи, то придется указать его и обозначить во вложении.
https://youtube.com/watch?v=WJuUvzegBCQ%3Ffeature%3Doembed
Электронная подпись
Без ЭЦП невозможно провести ни одну закупку. Пользователи организаций-заказчиков и поставщиков обязаны получать усиленную квалифицированную электронную подпись для ПИК ЕАСУЗ по новым правилам: руководитель — в ФНС, сотрудники — в аккредитованных удостоверяющих центрах. Непрерывный электронный документооборот в ПИК осуществляется только при наличии актуальной электронной подписи. Документы, подписанные ЭЦП, имеют полную юридическую силу и являются полноценной заменой подписанных бумажных экземпляров.
Для работы в системе ЕCУЗ надлежит получать абсолютно новую электронную подпись. Та подпись, которую выдает Федеральное казначейство для работы в Единой информационной системе закупок, не подходит, — она формируется для физического лица и привязывается к его ИНН. Здесь же необходима пользовательская подпись с привязкой к организации и ее налоговому идентификатору. Средняя цена на ЭЦП для ПИК ЕАСУЗ — 2000 рублей. С 2022 года руководителям организаций выдают электронную подпись бесплатно — в любой налоговой инспекции.
Реквизиты документа, подтверждающего заключение контракта
В соответствии с существующими правилами делопроизводства каждому официальному документу присваиваются свои реквизиты, которые позволяют идентифицировать такой документ. К числу основных реквизитов относятся:
- наименование документа. Оно является обязательным для того, чтобы определить, о каком именно документе идет речь, и каким будет содержание такого документа;
- дата подписания и формирования документа. Данный реквизит является необходимым для того, чтобы в полном объеме понимать правомерность его применения, с точки зрения обоснования основания заключения контракта;
- стороны, участвующие в подписании документов и подписи таковых. В том случае, если данный реквизит отсутствует, в том числе если отсутствует электронная подпись в случае с электронным документом, данный документ не будет считаться действительным, с юридической точки зрения.
